La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual un documento en soporte papel se transforma en un documento en soporte lógico, accesible desde un ordenador. Para la conversión se utilizan técnicas de escaneo y su transformación en información digitalizada, ya sea modo gráfico o en modo texto.
Las principales ventajas de la digitalización de documentos son:
- Reducción del espacio físico que ocupan.
- Están disponibles para su consulta solo por las personas autorizadas para verlos por lo que aumenta el nivel de seguridad.
- No hay necesidad de desplazarse del puesto de trabajo a buscarlos, ahorrando tiempo y búsquedas.
- Están disponibles de forma simultánea para varias personas a la vez, sin necesidad de copias físicas.
- Posibilidad de distribuir el contenido total o parcialmente, por mail u otros sistemas electrónicos, de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar su recepción.
- Sirven de copia de seguridad de los documentos, se evita el desgaste de los originales, su robo o pérdida por un incendio, vandalismo o inundación.
- No hace falta tener papeles en las mesas, dando una imagen más dinámica y ordenada de la empresa.
- Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.
Los alumnos del módulo de "Desarrollo de productos editoriales Multimedia" han digitalizado:
- El archivo fotográfico de escuelas taller y talleres de empleo de la Agencia de Desarrollo Local del Ayuntamiento de Oviedo. Se han digitalizado más de 1000 fotografías, todas han requerido un proceso de edición posterior para mejorarlas.
- Archivo fotográfico con más de 400 fotos de La Corredoria y Oviedo en la primera mitad del siglo XX.
También se ha visto el proceso necesario para digitalizar documentos. Para ello se ha utilizado Adobe Acrobat Profesional como software de manipulación de los documentos digitalizados.
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